Architectuur: eenmalige egotrip of gezamenlijk goed?

In de praktijk zie ik nog regelmatig dat architectuur wordt gezien als een onregelmatig terugkerende exercitie waarin grote hoeveelheden PowerPoint slides en lijvige Word documenten worden opgeleverd of als een noodzakelijk kwaad dat (ook vaak achteraf) aan projecten wordt toegevoegd.

Architectuur lijkt vaak (te veel) tijd (en geld) te kosten en te weinig toegevoegde waarde te hebben.

De toegevoegde waarde van architectuur
Komt het bovenstaande bekend voor? Dat is jammer, want architectuur heeft voor u dan niet de toegevoegde die het uw organisatie kan bieden. Architecten kunnen er namelijk voor zorgen dat uw ICT projecten doeltreffender en doelmatiger verlopen. Wat hier dan wel voor gedaan moet worden is dat architectuur zelf doeltreffend en doelmatig wordt ingezet. Hoe dit (op hoofdlijnen) kan worden gedaan zal in dit artikel worden beschreven.

Het doel van een architectuur is, grofweg, het vastleggen van richtlijnen voor (de ontwikkeling van) ICT oplossingen en business processen. Het biedt dus een uitstekende mogelijkheid om programma's en projecten op elkaar af te stemmen. En een juiste afstemming betekent doeltreffender en doelmatiger uitvoeren van programma's en projecten, en daarmee een doeltreffender functioneren van de organisatie in zijn geheel.

Wat hiervoor echter nodig is, is een juiste inzet van architectuur. En daar gaat het in de praktijk vaak mis. Reden hiervoor is dat architectuur vaak veel te veel "los" staat van de van de daadwerkelijke veranderingen in een organisatie (lees: programma's en projecten). Hierdoor wordt architectuur in de praktijk vaak niet of onvoldoende toegepast, wordt niet geleerd van de toepassing ervan en verliest architectuur daarmee snel zijn waarde.

Een geïntegreerde inzet van architectuur
Om architectuur waardevol te laten zijn voor een organisatie is een geïntegreerde inzet ervan cruciaal. Architectuur moet op alle niveau's in een organisatie worden ingezet en leerervaringen die opgedaan worden bij de toepassing ervan moeten ook daadwerkelijk worden verwerkt in de architectuur. Hierdoor wordt architectuur praktisch toepasbaar en wordt de waarde van architectuur zichtbaar verhoogd.

Architectuur op verschillende niveau's
Architectuur kan op verschillende niveau's in organisaties worden ingezet:
- Enterprise level: richtlijnen die gelden voor de hele organisatie
- Domain level: richtlijnen die gelden voor een specifiek toepassingsgebied
- Programma/Project architectuur: richtlijnen die gelden voor een specifiek programma of project

Ieder niveau biedt concrete principes (richtlijnen) voor het daaronder liggende niveau. De principes moeten helder, concreet en praktisch toepasbaar zijn, en zijn daarmee van waarde voor het onderliggende niveau. Principes zorgen ervoor dat keuzes gemakkelijker gemaakt kunnen worden, concepten en oplossingen kunnen worden hergebruikt en risico's beperkt kunnen worden. Daarmee zorgen principes ervoor dat in programma's en projecten doeltreffender en doelmatiger gewerkt kan worden.

Leren van ervaringen
Maar dat is slechts een deel van het verhaal. Richtlijnen bieden in de praktijk namelijk niet altijd een perfecte "oplossing". Soms bieden de richtlijnen geen (precies) passend antwoord op de vraag en moet hierop afgeweken worden. Nieuwe ontwikkelingen, innovaties, uitzonderingen zorgen voor een vraag naar nieuwe antwoorden en nieuwe - en aangepaste principes. En juist aan het doorvoeren van deze nieuwe - en aangepaste principes wordt in organisaties vaak te laat, weinig of geen aandacht besteed.
In programma's en projecten worden vaak nieuwe problemen (uitdagingen) tegengekomen en daarvoor nieuwe concepten en oplossingen bedacht. En jammer genoeg worden leerervaringen vaak niet voor hergebruik geschikt gemaakt waardoor andere programma's en projecten hier niet van kunnen profiteren.

Wat hiervoor nodig is een extra stap die in ieder programma en project zou moeten worden opgenomen: evaluatie en aanpassing van de gebruikte architecturen.

Aan het begin van een programma of project wordt meestal een Project Start Architectuur (PSA) opgesteld, op basis van een Domain (DA) - of Enterprise Achitectuur (EA). Relevante principes uit de DA en EA worden hierin opgenomen, waarbij noodzakelijke afwijkingen hierop worden bepaald, beschreven en onderbouwd. Deze afwijkingen worden met de DA en EA architecten besproken, doorgevoerd, tijdens het project bijgehouden en na afloop van een project geëvalueerd en gedocumenteerd.

Hiermee wordt bereikt dat "leerervaringen" van de toepassing van architectuur doeltreffend en doelmatig worden verwerkt in de diverse architecturen en deze snel praktisch toepasbaar zijn in andere programma's en projecten. De organisatie in zijn geheel leert hiermee dus snel en doeltreffend van de opgedane ervaringen.

Snel veranderende omstandigheden eisen snelle aanpassing
In deze snel veranderende wereld zullen organisaties zich steeds sneller moeten aanpassen aan veranderende omstandigheden. Een organisatie zal dus snel moeten leren van ervaringen. Dit is al een uitdaging op zich, wat alleen maar een grotere uitdaging wordt wanneer organisaties met elkaar gaan samenwerken. Wanneer opdrachten bijvoorbeeld worden uitbesteed aan meerdere partijen is de "grip" die een organisatie heeft op de uitbesteedde programma's en projecten van een nog groter belang. Onjuiste afstemming kost hier namelijk nog meer tijd (en geld) dan het geval is wanneer opdrachten binnen de eigen organisatie worden uitgevoerd. En een goede afstemming kan alleen bereikt worden met een gedeelde architectuur.

Des te meer reden dus om architectuur serieus te nemen, dit op de juiste manier in te richten en dit van "jaarlijks terugkerende exercitie" om te vormen in een continu proces waarmee de organisatie en de partners snel en doelmatig leren van de opgedane ervaringen.